Das Erforschen und Verstehen von Zukunftsszenarien sind seit jeher intellektuelle Aktivitäten, denen der Mensch nachgeht, um sich auf die ihn erwartenden Herausforderungen vorzubereiten. Innerhalb des professionellen Studios ist das Hauptwerkzeug für diesen Zweck der Budget. Die Tätigkeit von Budgetierung bildet ein entscheidender Schritt im gesamten Management-Kontrollprozess innerhalb eines professionellen Unternehmens, weil ohne eine effektive Planung es kann keine Art von geben überprüfen.
Dort strategische Kostenplanung ist das Hauptziel der Budgetierungstätigkeit, die darin besteht, das Budget und die Ausgaben für ein bestimmtes strategisches Geschäftsfeld in einem definierten Zeitraum (normalerweise ein Kalenderjahr) so genau wie möglich festzulegen. Gerade in einem Dienstleistungsunternehmen kommt der Planung nicht nur aus wirtschaftlich-finanzieller Sicht, sondern auch in Bezug auf die Planung eine entscheidende Bedeutung zu das Management der knappen Ressource schlechthind.h. Zeit. Tatsächlich wird der Begriff Budget oft mit einer einzigen wirtschaftlichen Bedeutung verwendet, aber die Bedeutung bleibt, auch wenn sie übersetzt wird, dieselbe: wie für Geld, auch für das Zeit Wir haben einen zur Verfügung begrenzter Ressourcenanteil. Um einen unrentablen Einsatz zu vermeiden, ist es sinnvoll, für jede rekursive Aktivität, die für Kunden durchgeführt wird, ein Kontingent festzulegen.
Die Methoden zur Erstellung von Budgets müssen mit Bedacht gewählt werden. Innerhalb der Studie lassen sich zwei Hauptmethoden zur Ermittlung von Stundenbudgets unterscheiden:
- Ableitung aus historischen Daten: Von dieser Methode wird weitgehend abgeraten, da sie das Risiko beinhaltet, dass verschiedene Ineffizienzen im Stundenbudget enthalten sind, die wir nie bemerkt haben. Darüber hinaus wäre eine zeitgerechte Erfassung der Tätigkeiten erforderlich, wobei darauf zu achten ist, dass die in den Vorjahren erbrachten außerordentlichen Leistungen nicht berücksichtigt werden;
- Budgetzuteilung basierend auf Marktbenchmarks: In diesem Fall wird das Kontingent der jedem Kunden zu widmenden Stunden objektiv unter Berücksichtigung der durchschnittlichen Marktdaten erstellt und die Möglichkeit ausgeschlossen, die in der Struktur vorhandenen und schwer zu identifizierenden Ineffizienzen in das Budget einzubeziehen.
Wie können wir sicher sein, dass wir tatsächlich eine vernünftige Zahl berücksichtigt haben und somit in der Lage sind, einen effektiven Maßstab für unsere Struktur zu generieren? Zuerst müssen wir uns mit einem befassen durchschnittliche Marktzahl, die aber die Merkmale unserer Studie respektiert. Es würde keinen Sinn machen, die Daten aus einem Markt abzuleiten, der sich in Bezug auf den Standort des Studios und die Merkmale der angebotenen Dienstleistungen grundlegend von unserem unterscheidet. Ein weiterer grundlegender Schritt stellt die gemeinsame Nutzung des errechneten Budgets mit den Ansprechpartnern des jeweiligen Kunden dar. In der Tat besteht die Studie aus Personal, das unter der Auferlegung reiner statistischer Daten leiden könnte, völlig losgelöst von ihren Wahrnehmungen. Die strategische Planung von Stundenbudgets sollte daher einer hybriden Logik zwischen den Ansätzen folgen von oben nach untendie für die Beseitigung unerkannter Ineffizienzen unerlässlich sind, und den Ansatz Prost, Es ist wichtig, die Erfahrungen und Hinweise derjenigen zu berücksichtigen, die dem Kunden täglich folgen. Tatsächlich ist es nicht ungewöhnlich, mit Kunden in Kontakt zu treten, die ein viel höheres Engagement (oder in seltenen Fällen auch ein geringeres) verlangen, als wir erwarten könnten, wenn wir blind dem Referenzbenchmark vertrauen.
Was sind die Vorteile und Zwecke von Budgetierung? Auf präventiver Ebene ermöglicht die Festlegung von Stundenbudgets:
- die Rentabilität eines Kunden untersuchen: Wenn das berechnete Budget zuverlässig ist, kann die Firma die Kosten schätzen, die für die Erbringung gewöhnlicher Dienstleistungen für ihre Kunden anfallen. Der Vergleich zwischen dem vereinbarten Honorar und den anfallenden Kosten ist ein unmittelbarer Rentabilitätsindex des Auftrages. Die vorherige Kenntnis einer kritischen Situation aus Sicht der wirtschaftlichen Produktivität ermöglicht es uns, Abhilfe zu schaffen, indem wir eine Überprüfung der zuvor festgelegten Entschädigung vorschlagen. Die gleiche Analyse kann und muss bei den neuen Kunden der Firma durchgeführt werden, um Fehler bei der Schätzung der Aktivitäten auf ein Minimum zu beschränken;
- Ressourcensättigungsanalyse: Die Zuordnung von Klienten zu festen Ressourcen sollte immer genau erfolgen, um zu vermeiden, dass einige Profile überladen und andere den „Klauen“ des Studentensyndroms ausgesetzt werden. Die Berechnung verlässlicher Durchschnittszeiten in der Schätzung kann auch das Vorhandensein eines Kontingents von Stunden, die scheinbar frei und verfügbar sind, um von neuen Kunden der Firma besetzt zu werden, hervorheben.
Wenn anschließend die Zeitmessung während der Durchführung von Arbeitstätigkeiten korrekt durchgeführt wird, hat der Vergleich mit dem vorab zugewiesenen Zeitbudget mehrere Vorteile:
- Erkennung von Abweichungen: Einige Daten könnten überraschend sein und Kunden ans Licht bringen. In diesen Fällen müssen je nach aufgetretenem Fall unterschiedliche Strategien angewendet werden:
- Kunden mit negativen Abweichungen: Aktien von Zeiteinteilung, darauf abzielen, den Aufwand zu reduzieren, um die Produktivität zu maximieren; alternativ eine andere Bewertung der durchgeführten Tätigkeiten unter besonderer Berücksichtigung außergewöhnlicher Dienstleistungen, die teilweise zur Deckung unvorhergesehener Kosten beitragen können.
- Kunden mit positiven Abweichungen: Aktien von Kundendienst, beabsichtigt, einen größeren wahrgenommenen Wert zu generieren, um Kunden mit einer hohen positiven Marge zu halten.
- Budgetkalibrierung: Die Parallelität mit den endgültigen Daten bietet die Möglichkeit, die Budgets (und folglich die angefallenen Kosten) neu zu kalibrieren, indem organisatorische Bereiche mit geringerer Gewinnspanne hervorgehoben werden, anstatt effiziente Aktivitäten ans Licht zu bringen, auf denen die Erzielung eines erheblichen Gewinns basiert.
- Entscheidungshilfe: Der Zeiterfassung, In Kombination mit dem Vergleich mit den Budgets zeigt es Grenzen oder Probleme innerhalb der Organisation, eher Engpässe als Fluidität der Aktivitäten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die strategische Planung des professionellen Unternehmens nicht von einer Phase von getrennt werden kann Budgetierung, vor allem, um es dem Management zu ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die auf konkreten Daten basieren und nicht nur auf früheren Erfahrungen beruhen.
