Künstliche Intelligenz kann die menschliche Sprache verstehen und so den Inhalt jeder E-Mail analysieren. Er versteht – oder versucht es zumindest –, ob er in seiner Antwort taktvoller sein oder direkter sein oder Details hinzufügen muss.
Es kann auch das Thema der E-Mail verstehen und so beispielsweise eingehende Nachrichten nach Tags, Labels oder Ordnern sortieren. So können wir uns besser auf die wirklich wichtigen E-Mails konzentrieren und die anderen beispielsweise auf später verschieben oder den Überblick über unsere Gespräche behalten, sortiert nach Kategorien (Kollegen, Mitarbeiter, Kunden usw.).
Sobald die E-Mails organisiert sind, können wir auch Regeln festlegen, um einige Antwort- oder Weiterleitungsfunktionen zu automatisieren oder die Liste mit der höchsten Priorität ganz oben zu sortieren. Eine weitere nützliche Funktion ist das Inhaltsverzeichnis. Wir können die E-Mail oder den gesamten Thread zusammenfassen. Praktisch, wenn wir feststellen, dass wir lange Gespräche führen, die schon seit Tagen (oder Monaten …) andauern und an die wir uns nur schwer erinnern können; oder wo wir erst seit kurzem dabei sind.
Hinzu kommen anspruchsvollere Geschäftsfunktionen: Künstliche Intelligenz kann die in E-Mails vorhandenen Datentypen erkennen, sie extrahieren und in einer Datenbankanwendung speichern. So können Sie beispielsweise alle Kontaktdaten aus einer E-Mail extrahieren und zu unserem CRM hinzufügen; Extrahieren Sie Rechnungsnummern, um Ihre Buchhaltungsanwendung zu aktualisieren.
Werkzeugführer
Eines der bekanntesten Tools ist Microsofts Copilot Pro, das KI (basierend auf OpenAIs Gpt) in Office-Apps, einschließlich Outlook, integriert, wo es allerdings nur auf Konten unter der Microsoft-Domäne funktioniert. Wir können den Inhalt der E-Mails zusammenfassen, einen Entwurf erstellen (der Hinweise darauf gibt, was wir sagen möchten) oder Vorschläge (Coaching) zur Verbesserung unseres Textes erhalten. Vielleicht ist dies die Funktion, die sich in unserem Test nun als die interessanteste herausstellt.
